档案的管理制度【优秀9篇】

为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。它山之石可以攻玉，下面差异网为您精心整理了9篇《档案的管理制度》，如果能帮助到您，差异网将不胜荣幸。

档案管理制度 篇一

为进一步推进我公司培训档案管理工作规范化、制度化和科学化，根据长治公司要求，结合公司实际，特制定本制度。

1、培训档案分为:教学档案、培训档案及员工一人一档，各类档案要分类存放。

2、培训科指定专人负责管理档案，队组学习培训档案由队组负责培训的人员负责管理。

3、 培训档案内容

3.1.教学档案

（1）上级颁发的各类培训教学文件及培训教材；

（2）各项培训教学管理制度、教学计划、会议记录、教学调查表、工作总结、培训试卷等

3.2.培训档案

（1）举办的各种培训资料（含外出培训）:培训通知、学员名册、签到表、培训登记表、培训效果评估表；

（2）学员培训档案（学员个人受培训的记录）；

（3）证书及花名册。

3.3.员工一人一档

（1）全体职工个人培训情况；

（2）学员个人培训信息表、身份证复印件、上岗证复印件、学历职称复印件等。

4、各培训人员都要将各种材料及时上交，归档以便保存，凡经审核的归档材料，任何人不得私自涂改。

5、各期培训学员培训资料，都要统一存入培训档案，按明码顺序分类存放，摆放整齐，存放处有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防鼠咬等设施。

6、因工作需要借用培训人员档案，应履行借阅登记手续，用后及时归还。查阅时不得污损、卷折，不得在卷内画线、打圈，批注涂改。若需要复印，请示有关领导批准后复印。查阅，借阅归档材料，须经过培训科负责人批准，借阅时间不得超过一周。

7、严格实行一期一档制度，建立一期一档。按期装订成册，标题简明确切，书写整齐，编好明码。

8、做好安全保卫工作，管理好档案，培训科各类安全培训档案必须长期保存。

文件档案管理制度 篇二

一、目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的`证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活

动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑

盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

1、行政人事部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员

档案管理制度 篇三

一、总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。

2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

六、档案的借阅

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

七、电脑档案的管理

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

八、档案的鉴定与销毁

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

九、罚则

1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

十、附则

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集团行政人事部负责解释。

3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围

人事档案管理制度 篇四

1、判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件资料，可交文书档案或转交组织部、人事处。无保存价值的，应登记报主管领导批准销毁。

2、审查材料是否齐全、完整。注意人事档案的成套性，对头尾不清、来源和时间不明的材料，要请组织、人事部门查清注明后再归档。

3、审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须请有关职能部门补办完手续后再归档。

4、鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，需要查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入人事档案，应交有关组织处理。

5、鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并报请组织部、人事处收集补充。

档案管理制度 篇五

1、目的

为了加强公司的档案管理和保密工作，更好地为公司的生产（工作）服务。

2、适用范围

适用于东莞厚街海清污水处理厂档案室内外各种资料、档案管理。

3、职责

3.1行政部为公司档案管理的牵头部门。

3.2除设备、财务等专门档案由各相关部门管理，其余档案由资料档案室集中管理。

4、工作程序

4.1凡是能反映公司主要职能活动，具有考查利用价值的文字、图表、声像等材料，均属归档范围。

4.1.1建厂时原始设计资料，各种招投标文件，各种普查、调查形成的文字材料。其它需要存档的文字材料。

4.1.2各部门如生产、行政、设施维修、合同、技术、保卫、设备、固定资产等管理中形成的各类原始材料。

4.1.3部门制定的各类规章制度、总结、报告及需要归档的其它文件。

4.1.4会议记录、工作计划、总结、情况汇报，以公司名义签订的各类合同、协议。

4.2档案的收集、鉴定与整理

4.2.1档案管理部门除了通过正常渠道外，应经常向有关部门和个人收集文件资料。有关部门和个人应主动配合，定期检查应存档资料，主动向管理部门资料室移交，在外开会等带回的文件资料，应及时向行政部作收文登记，个人确需的，经批准可以复印留用。

4.2.2档案管理部门在收到有关归档资料后，应根据其内容，对其价值进行鉴定，确定是否存档。每年六月底前，各档案管理部门应完成上年归档资料的清理和归档工作。无归档和存查价值的文件资料，经过技术人员鉴定和副总经理批准后可以定期销毁。凡应存档文件，应按内容进行分类、组卷、装订、编号上架，并编制检索工具，以便于查找利用。

4.3档案管理人员要求

档案管理是一项保密性较强的工作，从事档案工作的专(兼)职人员，应热爱档案事业，不务名利，遵纪守法、严守秘密；工作作风严谨、一丝不苟。业务上应努力学习，具有一定深度和广度知识面，掌握一定的档案管理专门业务知识，熟悉公司所管档案的特定业务的基本特点和规律，能够处理档案管理中存在的问题，不断提高自己的工作水平。

4.4档案管理员岗位职责

4.4.1努力学习、宣传和执行《档案法》，遵守厂的`各项规章制度，做好本职工作。

4.4.2认真按照公司《档案综合管理办法》的要求，按时完成档案的收集、整理、组卷和编制检查等工作。质量符合档案管理标准要求。

4.4.3耐心细致地做好其它档案人员的档案立卷指导检查，为合法查阅利用档案者提供方便条件。

发挥主观能动性，开展档案编研工作，提高自己的业务水平和服务水平。

4.4.4档案人员必须认真执行《档案法》、《保密法》，确保党和国家及本单位涉密工作的安全。

加强对档案材料利用管理，凡属重大技改、科研成果、发明创造、经济数字、人事材料等档案，不得向外泄密。

4.4.5严禁非档案室人员进入档案室。本室人员进出时必须关锁好文柜、门窗，检查安全防盗设施，以防意外。

4.4.6严禁将档案机密材料带入公共娱乐场所、探亲访友；严禁丢失或泄密。如发生失泄密事件，应立即向领导报告并采取补救措施。

4.4.7如有违反《档案法》和《保密法》造成损失的，视情节给予批评教育或追究相应责任。

4.5档案查阅制度

4.5.1档案的查阅。外单位凭证件，经领导批准，在指定的阅览室和规定的范围查阅。本单位员工查阅或复印按《档案查阅制度》办理。

4.5.2凡属本厂管理人员，原则上均可查阅与本职工作范围有关的档案。

4.5.3如需查阅非本职工作或非本部门范围档案和重要档案时，须报副总经理同意后才能查阅。

4.5.4查阅档案时，须填写登记簿，不得将档案带出室外查阅。如需抄录或复印，必须经副总经理批准。

4.5.5查阅者必须保护档案原貌，不得进行任何勾划、涂改、拆损，对确需拆卷的档案，必须副总经理批准，由档案人员办理。

4.5.6严守档案秘密，不得将档案内容传与他人，否则发生后果者，根据情节给予处理。

4.6档案保管制度

4.6.1档案室是本厂机要重地，非本室管理人员严禁入内。

4.6.2每年组卷完成的档案，必须收集齐全，按时入库(柜)并作移交登记。

4.6.3库房应安装调温调湿设备，保持室内温度、湿度相对稳定（一般温度14℃-24℃；湿度45%-60%）。

4.6.4库房门窗应有防盗、防尘设施，并防止老鼠入侵，并设置窗帘、窗板等遮阳措施。

4.6.5档案柜、架应按规定整齐排列，并与墙壁保持适当距离。

4.6.6对所藏档案要定期检查，掌握保管情况，定期打扫，清理柜架，确保档案保存完好无缺。

4.7档案室防火安全制度

4.7.1人事档案、文书档案室、技术资料室、财务档案室都是重点防火部位。

4.7.2档案室必须经常保持清洁，室内不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蚀性的物品。

4.7.3档案室不准吸烟、动火、不准使用电炉，照明灯不得超过60瓦，下班或人不在时作到人走电断、灯灭。

4.7.4管理人员翻阅、装订档案时不得吸烟。

4.7.5闲散无关人员不得进入档案室。

4.7.6档案室应配备必要的消防器材。

档案管理制度 篇六

一、目的

加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、职责

1、行政人事部：

1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员

负责部门档案的管理。

4、各部门负责人

1）负责对部门档案管理监督检查。

五、工作程序

1、档案资料的收集

1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》 。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。

a）归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。

b）档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。

c）档案资料的日常管理：

⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。

⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

d）档案借阅

（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》 。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

e）档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。

2、档案管理细则

1）档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

⑺公司的各种工作计划、计划考核/ 总结、报告、统计报表及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

⒀财务档案资料；

⒁各种实物档案；

⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间

⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

a）公司规定的密级文件；

b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c）合同、协议书等正本及过程资料；

d）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；

e）其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；

b）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；

⑶电子声像档案的归档

a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c）每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。

6、档案移交公司的流程

a）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

b）行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

c）档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

7、档案保管

⑴档案编号

a）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

b）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

c）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

d）档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。

六、相关记录

1、 《文件（合同）管理记录目录》

2、 《文件档案移交目录》

3、 《档案移交清单表》

4、 《档案借阅审批单》

5、 《档案分类编号表》

6、 《档案管理流程》

档案的管理制度 篇七

第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。

第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。

第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。

第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

档案管理制度 篇八

第一条、项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。

第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任

1、项目准备阶段

建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

2、项目施工阶段

项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

3、项目试运行阶段

试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。

第三条、收集范围

1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。

2、项目文件归档范围和保管期限见附表

第四条、收集时间

各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。

第五条、项目文件质量要求

1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。

2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。

4、录音、录像文件应保证载体的有效性。

5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

档案管理制度 篇九

每个学校或单位对于档案的管理都有着自己的一套实行办法，以下是辽宁省档案人员的培训档案管理办法，仅供参考。

第一章总则

第一条为了使档案人员的教育培训工作规范化、制度化，保证教育培训的质量，提高档案人员的素质，推进我省档案事业的发展，根据《中华人民共和国档案法》第二章第九条和《辽宁省档案条例》第二章第十一条的规定，结合我省档案教育培训工作实际，制定本办法。

第二条本办法适用于我省行政区域内的国家机关、社会团体、企事业单位、其他组织及个人。法律、行政另有规定的除外。

第三条本办法所称档案人员教育培训，指的是由市（地级市）以上档案行政管理部门或由省直各业务主管部门经与省档案行政管理部门协商进行的、档案人员参加的各种形式的档案专业知识的教学组织与管理工作。

第四条本办法所称档案专业兼职教师，是指在省内各级档案局(馆)及机关、企业、事业档案部门中，在完成本职工作任务的同时，能够胜任档案专业培训教学任务的在职人员。

第五条本办法所称档案专业教育培训证书，是指由市级以上档案行政管理部门颁发的，证明持证人参加了档案专业培训、成绩合格的有效凭证。

第六条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织的领导，应支持和保证本单位的档案人员参加培训，以提高专业素质，适应档案工作的要求。

第二章档案人员教育培训的分类及内容

第七条档案人员教育培训可以分为岗位资格培训、继续教育培训和专题培训。岗位资格培训指新从事档案专业工作人员的档案专业基础理论、技能的学习和训练。根据工作岗位的不同，岗位资格培训可以分为档案工作领导岗位资格培训和档案管理岗位资格培训。

继续教育培训是指已取得档案专业技术职务人员的知识更新补充、拓宽深化和能力提高的培训。根据专业职务的层次不同，继续教育培训可以分高、中级和初级专业技术职务培训。

专题培训指根据档案业务工作的需要，就某一内容进行的学习、训练等。

第八条从事档案专业工作的人员在调人档案专业岗位前或当年内，应参加市以上档案行政管理部门举办的档案人员岗位培训班的学习；市、县(区)档案部门新到任的领导应参加省级档案教育培训机构举办的领导干部培训班的学习；具有专业技术职务的同志，在任职期间应参加市级以上档案行政管理部门举办的继续教育培训班的学习。

第九条岗位资格培训内容由档案法规、档案人员职业道德和档案学基础学科等部分组成；继续教育培训内容由档案学理论深化及相关科目的学习、档案工作实践新问题探讨及现代知识技能的训练等部分组成；专题培训内容是就档案工作中的新要求、新规定进行的学习训练。

第三章档案人员教育培训工作的管理

第十条档案人员教育培训工作由省、市档案行政管理部门中负责专业教育培训的机构主管，其主要职责是对专业教育工作进行规划、协调、组织、审批、评估等。

第十一条举办培训班的单位，在开班前一个月，应向上一级档案行政管理部门中主管专业教育培训的机构报告备案（附表）。

第十二条档案教育培训班采用的教材应是省内统编教材，或由省档案局教育培训机构指定的教材。

第十三条在档案教育培训班中承担授课任务的教师，除在校任教的档案专业教师以外，都应当持有省或市档案行政管理部门颁发的档案专业兼职教师资格证书。

第十四条举办档案教育培训班的单位要为培训班创造良好的教学环境，建立健全班级组织和各项规章制度，进行严格、规范的教学、教务管理。

第十五条档案教育培训班在结业时，要对学员进行考试或考核，岗位资格培训班基础学科的试题，应由省档案局所建的题库中选出，其中一门学科由省档案局主考。

凡考试或考核合格者方可结业。

第四章档案教育培训证书的管理

第十六条档案教育培训证书分为档案人员岗位资格证书（含档案工作领导岗位资格证书和档案管理岗位资格证书）。继续教育证书、专题班学习证明。

第十七条普通大中专院校（合成人教育）档案专业的毕业生，到档案工作岗位后，可持毕业证书，办理档案人员岗位资格证书。

第十八条档案教育培训证书分别有以下作用:

岗位资格证书:

表明持证人的专业知识水平符合所在岗位的知识规范要求，从而具备从事档案工作的资格；

在晋升初级档案专业技术职务时，作为申报的必备条件之一；

是档案人员领取档案岗位保健津贴的凭证；

在档案定升级目标管理工作中作为考核单位档案人员业务素质的依据之一。

继续教育证书:

是考核专业技术人员业务素质，晋升高、中级专业技术职务的条件之一。

第十九条档案教育培训证书自取得之日起，有效期为三年。到期由发证单位负责登记、审核、验印。在证书有效期内，档案人员工作单位如有变动，在档案工作岗位不变的情况下，证书继续有效。逾期不验印者，证书自行失效。

第二十条档案人员岗位资格证书和继续教育证书由省档案行政管理部门统一制作、统一编号，由市以上档案行政管理部门中负责档案教育培训的机构管理发放。

第五章档案教育培训的经费

第二十一条各级档案行政管理部门举办档案人员教育培训班的经费，可向学员所在单位适当收费，不足部分，由档案行政管理部门给予补助，并实行专款专用。

第六章档案教育培训工作的评估

第二十二条省级档案教育培训机构每年要对三分之一的市级档案教育培训工作进行评估。评估内容和程序将依照每年教育工作要点制定，评估结果列入年度工作目标考核。

第七章附则

第二十三条本办法由辽宁省档案局负责解释。

第二十四条本办法自1999年4月1日起施行。在此前辽宁省档案局颁发的有关档案教育培训的规定继续有效，有与本办法不一致的，以本办法为准。

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